Stap1. In de eerste stap bepaal je of je openstaat voor mediation. Indien beide partijen dit een goed idee vinden, ga je op zoek naar een mediator.

Stap 2. De gekozen mediator wordt meestal telefonisch of via een contactformulier op de website benaderd door één of beide partijen. Een eerste contact met de mediator bestaat uit een vrijblijvend kennismakingsgesprek. Tijdens dit gesprek legt de mediator uit wat de mediation inhoudt. Indien blijkt dat het gevoel bij de gekozen mediator juist is kan een mediationtraject worden opgestart. Er wordt uitgevraagd wat het conflict inhoudt en er wordt besproken wat de gewenste gesprekvorm is, eerst individueel of direct een gesprek met alle partijen. Daarnaast worden er een aantal documenten opgestuurd zoals: concept mediationovereenkomst, Algemene voorwaarden en een privacy verklaring

Stap 3. Het mediationtraject wordt gestart. We gaan straks met elkaar in gesprek. Zo'n gesprek vindt bij voorkeur plaats op een neutrale plek. Allereerst zal de mediationovereenkomst, die is opgestuurd in stap 2, worden besproken. Vervolgens wordt deze door alle partijen, inclusief de mediator ondertekend. Alle partijen ontvangen hiervan een exemplaar.

Stap 4.  In het mediationgesprek zal de mediator alle partijen de gelegenheid geven om hun eigen kant van het verhaal te vertellen. Hierbij ontstaat wellicht al een beeld van hoe het conflict is ontstaan en welke factoren een oplossing tot nu toe hebben belemmerd. Door te luisteren naar elkaars verhaal en door hier op te reageren wordt het steeds duidelijker wat er nu allemaal speelt. De mediator is getraind om communicatie te faciliteren. Zo ontstaat een steeds duidelijker beeld van wat er speelt. Door op deze manier in gesprek te gaan komen ieders belangen beter op tafel en worden ze voor de andere partij inzichtelijker.

Stap 5.  Op het moment dat de communicatie wat soepeler loopt is het ook mogelijk om met elkaar te gaan kijken naar de toekomst. Wat wil je nu echt? En wat maakt dat dit zo belangrijk. Hoe zou  dit bereikt kunnen worden? Als dit in kaart is gebracht, kan er op zoek worden gegaan naar oplossingen die zoveel mogelijk tegemoetkomen aan ieders belangen. De mediator helpt hierbij met verschillende technieken en zal vervolgens nagaan of de gevonden oplossingen in de praktijk uitvoerbaar zijn.

Stap 6. Als er een oplossing gevonden is die naar tevredenheid is van alle partijen, dan kan ervoor worden gekozen om deze oplossing vast te leggen in een vaststellingsovereenkomst. Dit wordt door de mediator opgesteld. Deze overeenkomst is belangrijk omdat hierin alle afspraken die je hebt gemaakt staan beschreven. Het schept rechten en plichten waar beide partijen zich aan moeten houden. Door de overeenkomst te ondertekenen verklaren zowel jij als de andere partij dat jullie je houden aan de afspraken. Na het ondertekenen van de vaststellingsovereenkomst is de mediation afgerond.

Stap 7. Als de  afspraken zijn vastgelegd en ondertekend, wordt er een bericht gestuurd naar alle partijen waarmee het mediationtraject wordt beëindigd. Naast de factuur kan dit ook de ondertekende mediationovereenkomst, bevatten. Als één van de partijen na afloop van het mediationtraject nog behoefte heeft aan contact of informatie over deze mediation, blijft dat natuurlijk mogelijk. Men moet zich wel realiseren dat vanuit neutraliteit en onpartijdigheid van de mediator, de afspraak wordt gemaakt dat de andere partij van deze communicatie op de hoogte wordt gesteld.